Gérer son emploi du temps pro
17/01/2018

Gérer son emploi du temps pro

MON PROBLEME : JE SUIS DEBORDE AU TRAVAIL

La gestion de votre temps repose essentiellement sur votre capacité  à faire des choix et à fixer des limites, en accord avec vos valeurs et vos responsabilités.

Exemple sur une journée de travail

1. Faites une liste des tâches  à accomplir.

Cette liste vous permettra d'avoir un aperçu de ce que vous devez ou souhaitez accomplir dans la journée. Dès que vous aurez réalisé une tâche, vous pouvez la barrer, c'est plus motivant, çà permet de voir concrètement que les choses avancent et qu'on progresse.

2. Classez les tâches  de la plus importante/urgente à la moins importante/urgente à accomplir.

3. Repérez où vous perdez du temps dans la journée.

4. Accordez-vous une pause entre chaque tâche.

Faire une pause, ne vous fera pas perdre du temps, au contraire, cela vous permettra de déconnecter pour revenir à votre travail plus détendu et plus concentré.

5.  Offrez-vous une petite récompense dès que vous aurez atteint 25% ou 50% de vos tâches à accomplir (Par exemple : un thé ou un café avec un collègue...)

6. Apprenez à déléguer.

Il faut réussir à lâcher un peu du lest et à déléguer… sans stresser !Si vous sentez en milieu de journée que vous n'allez pas avoir le temps de tout faire, regardez si vous pouvez déléguer certaines tâches.

7. Ajustez votre emploi du temps

Vous avez peut-être sous-estimé ou sur-estimé les tâches à faire dans une même journée. Ce n'est pas grave, au début ce n'est pas évident de bien gérer ses priorités, on est là justement pour apprendre à s'organiser. Relisez les tâches que vous aviez prévues et regardez si vous pouvez en décaler une ou plusieurs à demain.

Une autre astuce consiste à laisser 10 à 15 minutes entre chaque tâche à accomplir. Cela va vous laisser souffler un peu entre deux tâches ou vous laisser le temps de gérer des imprévus ou finir une tâche qui prend un petit peu plus longtemps que ce que vous pensiez. sans prendre trop de temps et décaler le reste de votre planning.

8. Laissez une place pour l'imprévu.

Vous vous êtes organisé, la journée se passe bien, vous pensez pouvoir tout finir avant ce soir, et là vous recevez un appel d'un de vos clients qui vous demande quelque chose pour tout de suite. Ne paniquez pas ! Est-ce vraiment important ? Dois-je le faire aujourd'hui ou çà peut attendre demain ?

9. Prévoyez votre pause déjeuner.

Si vous sentez que votre journée de demain va être bien chargée, essayer de prévoir la veille ce que vous allez faire pour déjeuner pour ne pas perdre plusieurs minutes à choisir le lieu, la personne avec qui vous souhaitez déjeuner...

10. Ne pas déranger

N'hésitez pas à mettre votre portable en mode silencieux, à demander à vos collègues de ne pas vous déranger pendant 1 à 2 heures, à vous isoler dans une salle si c'est possible pour vous concentrer et ne pas être perturbé. Au calme, on travaille beaucoup plus vite et plus efficacement. Vous pouvez aussi opter pour mettre un casque anti-bruit sur vos oreilles si vous travaillez en openspace.

11. Gérez vos appels téléphoniques.

Entre les appels téléphoniques sur votre ligne fixe, sur votre portable professionnel, sur votre portable personnel, les heures défilent à toute vitesse. Sachez écourter une conversation ou la reporter si elle n'est pas prioritaire. Si vous finissez vos tâches en avance, vous pourrez ensuite tranquillement passer vos coups fils sans stress.

12. Gérez vos mails

Nous sommes de plus en plus débordés par les mails où nous sommes destinataires ou en copie. Des mails mal gérés sont de redoutables "voleurs de temps". Mettez des drapeaux de couleur en fonction des priorités. Si vous passez des heures à lire ou à répondre à tous vos mails, vous ne pourrez sûrement pas atteindre votre objectif de la journée.

13. Evitez facebook, twitter, instagram et cie pendant que vous êtes concentré sur une tâche. Laissez-les pour qu'en vous ferez une pause par exemple.

 14. Un allié : le post-it

Si vous avez peur d'oublier de faire quelque chose d'important, vous pouvez la noter sur un post-it et le coller sur votre bureau ou votre odinateur pour vous assurer de ne pas partir sans avoir fait ce qui est écrit dessus.

15. Les réunions

On passe trop de temps en réunion, tout le monde le sait et pourtant c'est encore une réalité dans beaucoup d'entreprises. Si vous êtes l'organisateur de cette réunion ou si vous pouvez donner votre avis, proposez qu'elle se tienne debout (les participants vont généralement plus rapidement au but) ou fixez une durée et respectez-la.

16. Les déplacements

Prévoyez toujours une marge entre deux rendez-vous  à cause des embouteillages, des retards de trains ou de métro...

Petit + :

Si vous devez réorganiser votre emploi du temps en cours de journée pour gérer des priorités qui n'étaient pas prévues au programme, dites-vous que ce n'est pas grave sauf si cela se produit régulièrement. Il y a deux possibilités :

- soit il s'agit d'un problème dans votre organisation

- soit c'est votre travail qui veut çà (prévoyer dans ce cas dès le départ un temps pour gérer ces imprévus afin d'éviter de vous sentir constamment débordé).

 

Le bon emploi du temps rend le temps plus précieux encore,

et mieux on le met à profit,

moins on en sait trouver à perdre.

Jean-Jacques Rousseau (écrivain, philosophe et musicien francophone 1712-1778)


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